SmartHRが運営するクラウド人事労務ソフト「SmartHR（スマートエイチアール）」は、「SmartHR」内で人事・労務などの管理部門が対象となる従業員に対し直接メッセージを送信できる「メッセージ」機能を提供する。本機能を通して、個別に発生する人事・労務にまつわる機微な情報のやりとりを「SmartHR」内で完結できる。「SmartHR」のアカウントを持つ全従業員とメッセージのやりとりを行えるため、PCを持たない従業員や多拠点で従事する従業員とのやりとりの効率化を促進する。
「メッセージ」機能の概要
人事・労務にまつわる業務は管理部門だけで完結せず、書類不備の連絡や申請の確認、重要情報の伝達など、従業員との個別連絡が必要な場面が多く発生する。現場従業員やパート・アルバイト従業員をはじめとするノンデスクワーカーなど、個別のPCを持たず、管理部門と直接連絡する手段を持たない従業員にこれらの確認・連絡を行う場合、正社員や店舗責任者が仲介役となって伝言を行う必要があった。仲介役が必要となることで、情報のやり取りに時間がかかる上に不要な負荷が発生し、さらに人事・労務にまつわる機微な情報が誤った意図で伝わってしまったり、伝え漏れが発生してしまうリスクもあった。
同社が新たに提供する「メッセージ」機能は、管理部門がメッセージを送りたい従業員を指定して「SmartHR」内で直接連絡を行える。メッセージ内では、テキストメッセージに加え画像・ファイルなどの送付が可能で、詳細な情報伝達が行えることで認識のズレを防止。さらに、従業員の既読状況が確認できるため、情報伝達をより確実なものとする。
「メッセージ」機能特徴
「メッセージ」機能では、人事・労務担当者が対象の従業員を選択してメッセージを送信できる。メッセージ内ではjpeg / png / PDF / txt / csv / xlsx / docx 形式のファイルを送信でき、従業員の既読状況の確認が行える。メッセージは人事・労務担当者と対象従業員のみが閲覧できるやりとりとなるため、個人情報やマイナンバーといった機微な情報を仲介者を挟まず直接かつ安全に取り扱える。さらに、管理部門が起点となってメッセージの発信をコントロールできるため、従業員からの多数の問い合わせが集中することによる業務負荷を防止する。
なお、「メッセージ」機能のユーザーインタフェースはやさしい日本語を含む8言語に対応しており、日本語が得意ではない従業員や障害を持つ従業員でも簡単に利用できる（「メッセージ」機能内でやり取りされた内容を翻訳するものではない）。SmartHRでは、誰もが使いやすい製品を提供するために、アクセシビリティ対応を推進している。
スマートフォン向けアプリとの併用でより便利に
「メッセージ」機能で送信したメッセージは、スマートフォン向けアプリを通じて、従業員にプッシュ通知でお知らせできる。従業員が日頃から使う端末に通知を届けられるため、情報の見落としや連絡不通の課題が大幅に解消される。さらに、メッセージのやりとりはアプリ上でも行えるため、PCを持たない従業員や多拠点に在籍する従業員、業務時間帯が異なる従業員との直接かつスムーズなやりとりが期待できる。
今後の展開
「メッセージ」機能は、これまで直接の連絡手段を持たなかった管理部門と従業員がシームレスに繋がることで、複雑かつ多岐にわたる人事・労務手続きの大幅な業務効率化を実現する。今後は、管理部門と従業員の双方向のコミュニケーションをより柔軟に行えるアップデートや、メッセージ機能の活用シーンを広げるアップデートを予定している。すでに提供している「年末調整」機能や「入社手続き」機能などと「メッセージ」機能を組み合わせて利用することで、SmartHRを日常業務へより深く浸透させ、さらなる業務効率化と働きやすい環境づくりへ貢献していく。
